Systematisches Arbeiten mit MS PowerPoint XP

Legende: Befehle (fett) und einzusetzende Werte (kursiv).

Grundsatz: Mit Folien-Master unter PowerPoint arbeiten funktioniert im Prinzip wie das Arbeiten mit Dokumentvorlagen unter Word. Informieren Sie sich bitte über die Bezeichnungen der Teile des PowerPointXP-Bildschirms.

1. Schritt: Anlegen und sichern eines neuen Dokumentes.

1. Starten Sie PowerPoint. Das Programm beginnt in der Regel mit einer leeren Titelfolie (!). Wenn Sie eine neue Folie einfügen (Einfügen, neue Folie), sieht diese anders aus: erst jetzt sehen Sie die Form, die für alle folgenden Folien gilt.
2. Speichern Sie das Dokument unter einem gewünschten Namen auf Diskette oder in Ihrem Arbeitsbereich ab.

2. Schritt: Anlegen eines gemeinsamen Layout für eine Folienserie.

1. Wählen Sie Ansicht, Master, Folienmaster. Die erscheinende Folie wird zur Vorlage für alle späteren Folien: sie werden grundsätzlich genauso aussehen.
   Beachten Sie die mögliche Alternative unten beim Punkt "Designs verwenden".
2. Formatieren Sie den Text in der gewünschten Schriftart, Schriftgröße und dem gewünschten Schriftschnitt. Sie können das für jedes Textfeld gesondert oder, nachdem Sie alle zusammen markiert haben (z.B. STRG + klick), für alle gleichzeitig tun.
3. Löschen Sie nicht benötigte Felder (z.B. Datum/Uhrzeit; alle anderen können einstweilen erhalten bleiben; unverzichtbar ist eigentlich nur das Titelfeld, da es in der Gliederungsansicht angezeigt wird.)
4. Stellen Sie sicher, dass die benötigten Felder auch aktiviert sind. Das Feld Foliennummer funktioniert erst, wenn das entsprechende Kästchen unter Ansicht, Kopf- und Fußzeile abgehakt ist (sinnvoll auch: auf Titelfolie nicht anzeigen).
5. Gestalten Sie den Hintergrund:
   Format, Hintergrund. Wählen Sie eine Farbe. Experimentieren Sie mit weitere Farben und Fülleffekte, oder
   beachten Sie die Alternative unten unter "Designs verwenden".
6. Gestalten Sie die Überschrift.
   Beispiel: ziehen Sie das Titelfeld auf die gesamte Breite der Folie, positionieren Sie es an den oberen Rand, füllen Sie es mit einer Farbe, die nur im Sättigungston etwas tiefer ist als der Hintergrund.
7. Sollte ein Logo nötig sein (siehe Design-Grundsätze), so positionieren Sie dieses links oder rechts unten.
8. Weitere Designelemente wären Trennlinie zum linken Rand, feste, farbige Unterstreichung des Titels, Fußlinien...
9. Sie können nun die Titelfolie (das ist immer die erste Folie einer Serie) falls gewünscht auch zentral im Master formatieren: wählen Sie in der frei schwebenden Symbolleiste neuen Titelmaster einfügen (zweites Symbol von links). In der Übersicht taucht eine zweite Folie unter der ersten auf. Verfahren Sie hierfür wie unter 2-8.
10. Schließen Sie die Masteransicht über die frei schwebende Symbolleiste durch Klick auf Masteransicht schließen. Speichern Sie das Dokument (ggf. unter einem neuen Namen, wenn Sie es später als Formblatt für andere Folienserien auch verwenden wollen).

alternativ: 2. Schritt (ab Nr. 5): Designs verwenden.

1. Wählen Sie: Format, Foliendesign.
2. Experimentieren Sie mit den fertigen Designs. Denken Sie daran, dass die MS-Designs für völlig andere Zwecke als Lehre oder Unterricht erstellt wurden (Verkauf, Werbung - ziemlich konträre Anliegen). Wenden Sie die "Kriterien für gute Lehrmedien" an. In der Regel genügt eine einfache, helle, freundliche Hintergrundfarbe.
3. Machen Sie die Designsauswahl ggf. rückgängig.
4. Man kann die Designs (re Maustaste auf Designansicht im Aufgabenbereich) wahlweise auf alle oder nur auf eine Folie anwenden.
5. Speichern Sie, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

3. Schritt: Einstellen einer hilfreichen Entwurfsansicht.

Grundsatz: Sie sehen stets die gesamte Folie einschließlich Rand.

1. Wählen Sie in der Ansichtenleiste die Normalansicht. Alternativ geht das auch über das Menü Ansicht, Normal.
2. Wählen Sie die benötigten Symbolleisten: Menü Ansicht, Symbolleisten. In der Regel genügen Standard, Format, Grafik und Zeichnen. Die meisten Grafik-Funktionen werden erst bei Markierung einer Grafik aktiv (sofern die Leiste überhaupt angewählt wurde).
3. Ansicht, Lineal.
4. Ansicht, Raster- und Führungslinien. Das Zeichnungsraster sollte in einem ungeraden Maß eingestellt werden (z.B. 5 Linien pro cm), damit man Objekte genau mittig ausrichten kann. Raster auf dem Bildschirm anzeigen, Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen. OK.
5. Wenn Sie nun ein Rechteck zeichnen, ist dies nur in den Rastermaßen möglich. Das Raster kann für bestimmte Gelegenheiten durch Drücken von Alt aufgehoben werden, dies sollte man jedoch nur in wenigen Ausnahmefällen tun.
6. Die Führungslinien können kopiert werden: Strg + anfassen + ziehen. Stellen Sie damit den rechten, linken und unteren Rand für die Folie ein. Andere Führungslinien dienen dem Zentrieren, spalten- oder zeilenweisen Ausrichten von Objekten usw.

Eigentlich fertig.

Weitere Tipps und Tricks:

Nummer 1: Planen Sie eine Folienserie? Legen Sie Standards für AutoFormen fest. Linien, Legenden, Textfelder usw. sehen dann immer gleich aus (Stärke, Farbe...).

1. Linien: zeichnen Sie eine Linie, geben Sie ihr die gewünschte, zu standardisierende Farbe und Dicke (Empfehlung: ab 1.5pt) und wählen Sie Zeichnen, Als Standard für AutoForm festlegen.
2. Textfelder: legen Sie ein Textfeld an, formatieren Sie es in gewünschter Weise (z.B. Schriftart und -farbe, Ausrichtung linksbündig, Füllfarbe ohne, Linie ohne) und wählen Sie Zeichnen, Als Standard für AutoForm festlegen.
3. Ähnlich verfahren Sie mit Beschriftungen (Legenden).

Nummer 2: Maßnahmen zur Arbeits- und Präsentationserleichterung.

1. Kopieren Sie sehr ähnliche Folien für neue: Menü Einfügen, Folie duplizieren. Ziehen Sie sie in der Gliederungsleiste an die gewünschte Position und nehmen Sie nun Änderungen vor.
2. Einfügen einer Dunkelfolie: zeichnen Sie ein schwarzes Rechteck in Foliengröße. (Grundsätzlich lässt sich der Schirm auch mit SHIFT+B dunkel schalten - die schwarze Folie hat aber strategisch den Vorteil, dass sie dem Vortragenden ein Gliederungssignal gibt: "jetzt Experiment", oder "jetzt Lehrervortrag").
3. Über Links lassen sich Microsoft-Dateien stets starten (Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Diagramme, Datenbanken). Andere Dateien gehen meistens auch (*.pdb und *.wrl, die erst den Browser und dann zusätzlich ein Plugin benötigen). Falls es bei einer nicht funktionieren sollte: Anwendung vorher starten und einstellen, später aus PowerPoint über Alt + Tab dorthin wechseln.

Nummer 3: Sind die Folien Grundlage für ein Handout bzw. Skript?

1. Falls ja, nutzen Sie das Notizen-Fenster (in Normalansicht unten) für knappe, textliche Erläuterungen. Sie erscheinen später auf dem Ausdruck.
2. Stellen Sie ein gewünschtes Ausdruckformat ein: Ansicht, Master, Handzettelmaster (z.B. zwei pro Seite). Das Layout taucht dann erst im Druck auf, wenn Sie es im Druckmenü wieder anwählen (2 pro Seite).

Nummer 4: Wünschen Sie zwischendurch eine Folie mit anderem (Master)Layout?

1. Legen Sie eine entsprechende Masterfolie an: Ansicht, Master, Folienmaster, K Neuen Folienmaster einfügen. Formatieren Sie diesen in gewünschter Weise.
2. Verlassen Sie die Folienmasteransicht: Masteransicht schließen.
3. Fügen Sie eine neue Folie ein.
4. Wählen Sie Format, Foliendesign. Es erscheint rechts der Aufgabenbereich "Foliendesign". Im Absatz oben "In dieser Präsentation verwendet" finden Sie den zweiten (und alle anderen) definierten Master. K auf das Auswahlfeld rechts vom Masterbild (erscheint erst, wenn man mit der Maus über das Bild geht) und wählen Sie "Für ausgewählte Folie übernehmen". Fertig.

Ergebnis als PowerPoint-Datei, ppt 26k

E-Mail: Walter.Wagner ät uni-bayreuth.de