Systematisches Arbeiten mit
PowerPoint 2007

Legende: Befehle (fett) und einzusetzende Werte (kursiv).

Grundsatz: Mit Folien-Master unter PowerPoint arbeiten funktioniert im Prinzip wie das Arbeiten mit Dokumentvorlagen unter Word. Informieren Sie sich bitte über die Bezeichnungen der Teile des PowerPoint 2007-Bildschirms.

1. Schritt: Anlegen und sichern eines neuen Dokumentes.

1. Starten Sie PowerPoint. Das Programm beginnt in der Regel mit einer leeren Präsentation (!). Fügen Sie nun neue Folien ein (Start, neue Folie) und wählen sie Titelfolie und nochmals eine Folie mit nur Titel. In der Randspalte links erscheinen nun Ihre zwei eingefügten Folien zusätzlich zur leeren Folie. Die leere Folie können Sie jetzt löschen (Start, Löschen).
2. Speichern Sie das Dokument unter einem gewünschten Namen auf USB-Stick oder in Ihrem Arbeitsbereich ab.

2. Schritt: Anlegen eines gemeinsamen Layout für eine Folienserie.

1. Wählen Sie Ansicht, Folienmaster. Die Folie ganz oben in der Gliederungsleiste ist der "Larissa Design"-Folienmaster und wird zur Vorlage für alle folgenden Folien darunter: diese werden grundsätzlich genauso aussehen (Position und Größe Textfelder, Farben, etc.).
2. Formatieren Sie den Text der Masterfolie in der gewünschten Schriftart, Schriftgröße und dem gewünschten Schriftschnitt. Sie können das für jedes Textfeld gesondert oder, nachdem Sie alle zusammen markiert haben (z.B. STRG + klick), für alle gleichzeitig tun.
3. Löschen Sie nicht benötigte Felder (z.B. Datum; alle anderen können einstweilen erhalten bleiben; unverzichtbar ist eigentlich nur das Titelfeld, da es in der Gliederungsansicht angezeigt wird.)
4. Stellen Sie sicher, dass die benötigten Felder auch aktiviert sind. Das Feld Foliennummer (rechts unten) funktioniert erst, wenn das entsprechende Kästchen unter Einfügen, Foliennummer (Kopf- und Fußzeile) abgehakt ist (sinnvoll auch: auf Titelfolie nicht anzeigen).
5. Gestalten Sie den Hintergrund:
   Rechte Maustaste auf den Hintergrund, Hintergrund formatieren. Wählen Sie eine Farbe. Experimentieren Sie mit weitere Farben und Graduelle bzw. Bild- oder Texturfüllung.
6. Gestalten Sie die Überschrift.
   Beispiel: ziehen Sie das Titelfeld auf die gesamte Breite der Folie, positionieren Sie es an den oberen Rand, füllen Sie es mit einer Farbe, die nur im Sättigungston etwas tiefer ist als der Hintergrund (z.B. Weiß, Hintergrund 1, dunkler 15%).
7. Sollte ein Logo nötig sein (siehe Design-Grundsätze), so positionieren Sie dieses links oder rechts unten (Auswahl: Einfügen, WordArt, ClipArt, o.Ä.).
8. Weitere Designelemente wären Trennlinie zum linken Rand, feste, farbige Unterstreichung des Titels, Fußlinien...
9. Sie können nun die Titelfolie (das ist die zweite Folie unter der Masterfolie in der Gliederungsleiste) falls gewünscht auch formatieren (Position und Größe Textfelder, Farben, etc.)
10. Beenden Sie die Masteransicht über die Symbolleiste Folienmaster (Reiter) durch Klick auf Masteransicht schließen. Speichern Sie das Dokument (ggf. unter einem neuen Namen, wenn Sie es später als Formblatt für andere Folienserien auch verwenden wollen).

alternativ: 2. Schritt (ab Nr. 5): Designs verwenden.

1. Wählen Sie: Entwurf, Designs.
2. Experimentieren Sie mit den fertigen Designs. Denken Sie daran, dass die MS-Designs für völlig andere Zwecke als Lehre oder Unterricht erstellt wurden (Verkauf, Werbung - ziemlich konträre Anliegen). Wenden Sie die "Kriterien für gute Lehrmedien" an. In der Regel genügt eine einfache, helle, freundliche Hintergrundfarbe.
3. Machen Sie die Designsauswahl ggf. rückgängig.
4. Man kann die Designs (re Maustaste auf Designansicht unter Entwurf) wahlweise auf alle oder nur auf eine Folie anwenden.
5. Speichern Sie, wenn das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

3. Schritt: Einstellen einer hilfreichen Entwurfsansicht.

Grundsatz: Sie sehen stets die gesamte Folie einschließlich Rand.

1. Wählen Sie in der Menüleiste Ansicht, Normal.
2. Ansicht, Lineal.
3. Re Klick auf Folie (nicht Textfeld), Raster- und Führungslinien. Das Zeichnungsraster sollte in einem ungeraden Maß eingestellt werden (z.B. 5 Linien pro cm, Anzeige Abstand: 0,2 cm), damit man Objekte genau mittig ausrichten kann. Häkchen bei Raster auf dem Bildschirm anzeigen, Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen. OK.
4. Die Führungslinien können kopiert werden: Strg + anfassen + ziehen. Stellen Sie damit den rechten, linken und unteren Rand für die Folie ein. Andere Führungslinien dienen dem Zentrieren, spalten- oder zeilenweisen Ausrichten von Objekten usw.

Eigentlich fertig.

Weitere Tipps und Tricks:

Nummer 1: Planen Sie eine Folienserie? Legen Sie Standards für AutoFormen fest. Linien, Legenden, Textfelder usw. sehen dann immer gleich aus (Stärke, Farbe...).

1. Linien: zeichnen Sie eine Linie, geben Sie ihr die gewünschte, zu standardisierende Farbe und Dicke (Empfehlung: ab 1.5pt) und wählen Sie re Mausklick, Als Standardlinie festlegen.
2. Textfelder: legen Sie ein Textfeld an, formatieren Sie es in gewünschter Weise (z.B. Schriftart und -farbe, Ausrichtung linksbündig, Füllfarbe ohne, Linie ohne) und wählen Sie re Mausklick, Als Standardtextfeld festlegen.
3. Ähnlich verfahren Sie mit Beschriftungen (Legenden).

Nummer 2: Maßnahmen zur Arbeits- und Präsentationserleichterung.

1. Kopieren Sie sehr ähnliche Folien für neue: Menü Start, Neue Folie, Ausgewählte Folien duplizieren. Ziehen Sie sie in der Gliederungsleiste an die gewünschte Position und nehmen Sie nun Änderungen vor.
2. Einfügen einer Dunkelfolie: zeichnen Sie ein schwarzes Rechteck in Foliengröße. (Grundsätzlich lässt sich der Schirm bei der laufenden Bildschirmpräsentation auch mit "B" dunkel schalten - die schwarze Folie hat aber strategisch den Vorteil, dass sie dem Vortragenden ein Gliederungssignal gibt: "jetzt Experiment", oder "jetzt Lehrervortrag").
3. Über Links lassen sich Microsoft-Dateien stets starten (Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Diagramme, Datenbanken). Andere Dateien  (*.pdb und *.wrl, die erst den Browser und dann zusätzlich ein Plugin benötigen) und Filmdateien gehen meistens auch. Filme können über das Filmrollen-Symbol "Mediaclip einfügen" (in der Mitte der Folie) in die Präsentation eingebunden werden (Filmrollen-Symbol und andere Einfüge-Optionen erscheinen bei der Auswahl von Folien mit Inhalt oder Vergleich, z.B. "Titel und Inhalt", "Zwei Inhalte", etc). Es öffnet sich das Fenster "Film einfügen" in dem die gewünschte Filmdatei ausgewählt und die gängigsten Dateiformate wie *.wmv, *.mpeg, usw. angezeigt werden können. Falls es bei einer Datei nicht funktionieren sollte: Anwendung vorher starten, einstellen und im Hintergrund bereit halten, wobei später aus PowerPoint über Alt + Tab dorthin gewechselt werden kann (Alt hierbei gedrückt halten und mit Tab die jeweilige Anwendung auswählen).

Nummer 3: Sind die Folien Grundlage für ein Handout bzw. Skript?

1. Falls ja, nutzen Sie das Notizen-Fenster (in Normalansicht unten) für knappe, textliche Erläuterungen. Sie erscheinen später auf dem Ausdruck.
2. Stellen Sie ein gewünschtes Ausdruckformat ein: Ansicht, Handzettelmaster (z.B. Folien pro Seite, 2 Folien). Das Layout taucht dann erst im Druck auf, wenn Sie es im Druckmenü wieder anwählen (2 pro Seite).

Nummer 4: Wünschen Sie zwischendurch eine Folie mit anderem (Master)Layout?

1. Legen Sie eine entsprechende Masterfolie an: Ansicht, Folienmaster, Folienmaster einfügen. Formatieren Sie diesen in gewünschter Weise.
2. Verlassen Sie die Folienmasteransicht: Masteransicht schließen.
3. Fügen Sie eine neue Folie ein (Sie können hier nun aus den beiden Masterlayout-Designs in Form von Standard- und Benutzerdefiniertem Design wählen).
4. Wählen Sie Entwurf, Designs. Durch Klick auf Weitere (Dreieck-Symbol mit Linie) werden alle Designs der verwendeten Folien aus der aktuellen Präsentation angezeigt. Durch re Maus Klick wählen Sie "Für ausgewählte Folie übernehmen. Fertig.

Ergebnis als PowerPoint-Datei, pptx

E-Mail: Walter.Wagner ät uni-bayreuth.de